1. Introduction
Cauta Solutions Group Limited (« nous », « notre » ou « nos »), société constituée au Ghana et dont le siège social est établi à Accra, au Ghana, exploite la plateforme de gestion des services généraux CautaReside. La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre plateforme, notre site web et nos applications mobiles.
La présente Politique de confidentialité est rédigée conformément à la Data Protection Act, 2012 (Act 843) de la République du Ghana et est soumise à la supervision de la Ghana Data Protection Commission (DPC).
En accédant à CautaReside ou en l'utilisant, vous acceptez la présente Politique de confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord, veuillez cesser d'utiliser nos services.
1.1 Responsable du traitement et sous-traitant
L'établissement (résidence, complexe résidentiel ou entité de gestion immobilière) qui souscrit à CautaReside est le responsable du traitement — il détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles de ses résidents, de son personnel et de ses visiteurs. Cauta Solutions Group Limited agit en qualité de sous-traitant, traitant les données personnelles pour le compte et sur instructions de l'établissement, conformément à l'Act 843.
Cauta Solutions Group Limited est enregistrée auprès de la Ghana Data Protection Commission en tant que sous-traitant. Les administrateurs d'établissement (responsables du traitement) sont chargés d'enregistrer leurs propres activités de traitement de données auprès de la DPC lorsque la Section 46 de l'Act 843 l'exige, et de veiller à ce que les données saisies dans la plateforme soient collectées et utilisées dans le respect des lois applicables en matière de protection des données.
1.2 Superviseur de la protection des données
Cauta Solutions Group Limited a désigné un Superviseur de la protection des données chargé de superviser la conformité à l'Act 843 et d'assurer la coordination avec la Ghana Data Protection Commission. Pour toute demande ou réclamation relative à la protection des données, contactez notre Superviseur de la protection des données à l'adresse privacy@cautareside.com.
2. Informations que nous collectons
2.1 Informations que vous fournissez
- Informations de compte : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et mot de passe lorsque vous créez un compte.
- Données de l'établissement : nom de la résidence/de l'établissement, adresse, détails des unités et paramètres de configuration.
- Dossiers des résidents et du personnel : noms, coordonnées, attributions d'unités et informations de rôle saisies par les administrateurs d'établissement.
- Données financières : comptes de facturation, charges, relevés de paiement et détails de facturation gérés au sein de la plateforme.
- Communications : messages envoyés via les fonctions de diffusion, les demandes de maintenance et les formulaires de contact.
- Informations sur les véhicules : numéros de plaque d'immatriculation et détails des véhicules pour la gestion des permis de stationnement.
- Registres des visiteurs : noms des visiteurs, coordonnées et heures d'entrée/de sortie.
2.2 Informations collectées automatiquement
- Données d'utilisation : pages visitées, fonctionnalités utilisées et actions effectuées au sein de la plateforme.
- Informations sur l'appareil : type de navigateur, système d'exploitation, type d'appareil et résolution d'écran.
- Données de journalisation : adresses IP, heures d'accès et URL de référence.
- Cookies et technologies similaires : cookies de session pour l'authentification et les préférences.
3. Comment nous utilisons vos informations
Nous utilisons les informations que nous collectons pour :
- Fournir, exploiter et maintenir la plateforme CautaReside.
- Traiter les transactions et gérer les comptes de facturation.
- Envoyer des notifications par e-mail, SMS, Telegram et notifications push selon la configuration des administrateurs d'établissement.
- Générer des permis de stationnement, des passes visiteurs et les documents associés.
- Assurer le support client et répondre aux demandes.
- Surveiller et analyser l'utilisation afin d'améliorer nos services.
- Détecter, prévenir et traiter les problèmes de sécurité et les fraudes.
- Respecter les obligations légales.
3.1 Base légale du traitement
En vertu de l'Act 843, nous traitons les données personnelles sur les bases licites suivantes (Sections 18 à 20) :
- Exécution d'un contrat : traitement nécessaire à la fourniture de la plateforme CautaReside conformément aux conditions d'abonnement convenues (par exemple, facturation, émission de permis, gestion des visiteurs).
- Consentement : lorsqu'il est explicitement obtenu — par exemple, lorsqu'un résident choisit de recevoir des notifications Telegram ou SMS, ou lorsqu'un administrateur d'établissement active les fonctionnalités basées sur l'IA.
- Intérêt légitime : traitement nécessaire à la surveillance de la sécurité, à la prévention de la fraude, à la journalisation d'audit et à l'amélioration de la plateforme, lorsque ces intérêts ne prévalent pas sur les droits de la personne concernée.
- Obligation légale : traitement requis pour se conformer aux lois, réglementations ou décisions de justice ghanéennes applicables.
3.2 Données personnelles sensibles
La plateforme peut traiter certaines catégories de données personnelles sensibles telles que définies à la Section 37 de l'Act 843, notamment :
- Numéros d'identification nationale (Ghana Card, passeport, permis de conduire) — collectés lors de l'enregistrement des visiteurs et de l'inscription des résidents à des fins de vérification d'identité.
- Photographies de documents d'identité — capturées de manière facultative lors de l'enregistrement des visiteurs sans rendez-vous à des fins d'archives de sécurité.
Ces données ne sont traitées qu'avec la connaissance de la personne concernée et dans le but précis de la sécurité de l'établissement. Les administrateurs d'établissement sont chargés de veiller à ce qu'un consentement approprié soit obtenu avant la collecte de données personnelles sensibles via la plateforme.
4. Partage et divulgation des données
Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Nous pouvons partager des données dans les circonstances suivantes :
- Au sein de votre établissement : les administrateurs d'établissement peuvent consulter et gérer les données des utilisateurs de leur résidence selon les besoins des opérations de l'établissement.
- Prestataires de services : nous utilisons des services tiers pour l'envoi d'e-mails (SMTP), les SMS, la messagerie Telegram, le traitement des paiements (Paystack, Hubtel) et les notifications push (Firebase). Ces prestataires ne reçoivent que les données nécessaires à l'exécution de leurs services.
- Synchronisation cloud : pour les établissements utilisant des déploiements sur site (une fonctionnalité sur mesure disponible uniquement dans le cadre d'un arrangement distinct), les données sont synchronisées vers le serveur cloud central selon la configuration de l'administrateur d'établissement.
- Obligations légales : nous pouvons divulguer des informations si la loi, une réglementation ou une procédure judiciaire l'exige.
5. Stockage et sécurité des données
Vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur, notamment :
- Chiffrement en transit (TLS/HTTPS) pour toutes les communications.
- Algorithmes de hachage de mots de passe conformes aux normes du secteur.
- Gestion sécurisée des sessions avec des cookies chiffrés et HTTP-only.
- Protection contre la falsification de requête intersites (CSRF) sur toutes les opérations modifiant l'état.
- Contrôle d'accès basé sur les rôles pour limiter l'accès aux données.
- Limitation de débit et protection contre les attaques par force brute.
- Validation et assainissement des entrées pour prévenir les attaques par injection.
- Sauvegardes quotidiennes automatisées de la base de données.
- Journalisation d'audit complète de toutes les actions importantes.
- Vérification de signature des webhooks pour toutes les intégrations tierces.
5.1 Notification de violation de données
En cas de violation de données affectant vos données personnelles, nous informerons les administrateurs d'établissement concernés sans retard injustifié, et au plus tard 72 heures après avoir eu connaissance de la violation. La notification précisera la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements concernés, ainsi que les mesures prises ou proposées pour remédier à la violation. Les administrateurs d'établissement sont chargés d'informer les personnes concernées comme l'exige la loi applicable.
6. Conservation des données
Nous conservons vos données aussi longtemps que votre compte est actif ou selon les besoins de la fourniture des services. Les administrateurs d'établissement peuvent supprimer des dossiers au sein de la plateforme. À la résiliation du compte, nous supprimerons ou anonymiserons vos données dans un délai de 90 jours, sauf si la loi en impose la conservation.
7. Vos droits
Selon votre juridiction, vous pouvez avoir le droit de :
- Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.
- Demander la correction de données inexactes.
- Demander la suppression de vos données.
- Vous opposer à certains traitements ou en demander la limitation.
- Exporter vos données dans un format portable.
- Retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement.
En vertu de la Section 34 de l'Act 843, vous disposez également d'un droit à indemnisation pour tout dommage subi du fait d'un traitement illicite de vos données personnelles.
Pour exercer ces droits, contactez notre Superviseur de la protection des données à l'adresse privacy@cautareside.com. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la Ghana Data Protection Commission :
8. Cookies
Nous utilisons des cookies essentiels pour l'authentification et la gestion des sessions. Ces cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme et ne peuvent pas être désactivés. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ou de suivi. Le site marketing cautareside.com utilise uniquement Cloudflare Insights pour des analyses de trafic agrégées et anonymisées.
9. Services tiers
Notre plateforme s'intègre aux services tiers suivants, chacun ne recevant que les données nécessaires à l'exécution de sa fonction :
- Paystack — pour le traitement des paiements en ligne.
- Hubtel — pour le traitement des paiements par mobile money.
- Telegram — pour les notifications via le bot Telegram.
- Fournisseurs SMS — pour les notifications par SMS (le fournisseur varie selon la région).
- Firebase (Google) — pour les notifications push.
- Anthropic — pour les fonctionnalités facultatives basées sur l'IA, lorsqu'elles sont activées (voir la Section 10).
Chaque service dispose de sa propre politique de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter leurs politiques.
10. IA et traitement automatisé
La plateforme peut inclure des fonctionnalités facultatives basées sur l'IA destinées aux administrateurs d'établissement. Lorsqu'elles sont activées :
- Les requêtes des utilisateurs et le contexte pertinent de l'établissement peuvent être envoyés à l'API d'Anthropic pour traitement.
- Nous n'utilisons pas les données de votre établissement pour entraîner des modèles d'IA. Les conditions de l'API commerciale d'Anthropic interdisent l'utilisation des données d'entrée pour l'entraînement des modèles.
- L'historique des conversations avec l'IA (requêtes des utilisateurs et réponses de l'assistant) est stocké dans la base de données de la plateforme afin de permettre aux utilisateurs de consulter leurs interactions passées. Les conversations peuvent être supprimées par l'utilisateur à tout moment.
- Les administrateurs d'établissement peuvent activer ou désactiver les fonctionnalités d'IA à tout moment via les paramètres du module.
- Les fonctionnalités d'IA ne sont pas accessibles aux résidents ou aux locataires — ce sont uniquement des outils de gestion internes.
11. Vie privée des mineurs
CautaReside n'est pas destiné à être utilisé par des personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès de mineurs.
12. Transferts internationaux de données
Vos données peuvent être traitées dans des pays autres que votre pays de résidence. Plus précisément :
- Notifications push (Firebase/Google) — les jetons de notification et les métadonnées de livraison peuvent être traités aux États-Unis et dans d'autres pays où Google exploite des centres de données.
- Fonctionnalités d'IA (Anthropic) — lorsqu'elles sont activées par l'administrateur d'établissement, les requêtes des utilisateurs et le contexte pertinent de l'établissement sont envoyés aux serveurs de l'API d'Anthropic aux États-Unis pour traitement.
- Traitement des paiements (Paystack, Hubtel) — les données de transaction sont traitées au sein de leurs infrastructures respectives, qui peuvent inclure des serveurs situés hors du Ghana.
Conformément à l'Act 843, nous veillons à ce que chaque sous-traitant tiers offre un niveau de protection des données personnelles adéquat et conforme aux normes ghanéennes de protection des données. Nous y parvenons par :
- Des obligations contractuelles exigeant du sous-traitant qu'il protège les données au moins selon le niveau requis par l'Act 843.
- La sélection de sous-traitants qui maintiennent des certifications de sécurité conformes aux normes du secteur (SOC 2, ISO 27001 ou équivalent).
- La limitation des données transférées au minimum nécessaire à la fonction spécifique.
Lorsqu'un sous-traitant ultérieur n'est pas domicilié au Ghana, Cauta Solutions Group Limited s'assure qu'il respecte les lois pertinentes de son pays, comme l'exige l'Act 843.
13. Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de toute modification importante au moins 30 jours à l'avance en publiant la politique mise à jour sur notre site web avec une date de « Dernière mise à jour » révisée et en informant les administrateurs d'établissement par e-mail.
14. Nous contacter
Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité, contactez-nous à :